In de kantoorwereld zijn vergaderingen natuurlijk aan de orde van de dag. Soms is het voldoende om snel samen te komen met een paar collega’s, om in een half uurtje de gang van zaken door te nemen. Maar er zijn ook vergaderingen die langer duren en waar meer voorbereiding bij komt kijken. Hoe je dat aanpakt? Lees verder voor tips.
Uitgebreide voorbereiding
Neem de voorbereiding van een vergadering serieus, als dit nodig is. Je wilt immers niet met halve ideeën aankomen. Daar heeft uiteindelijk niemand iets aan. Met name als van je wordt verwacht of aan je wordt gevraagd om de vergadering alvast uit te werken, maak je hier vooraf de tijd voor vrij. Schrijf bijvoorbeeld je inzichten en ideeën op, over het betreffende thema. Je kunt het zelfs al uitwerken in een aantal alinea’s tekst, wat je vervolgens afdrukt op printpapier. Soms is het handig om papier aan je collega’s uit te delen, om je ideeën te laten zien. Of toon dit digitaal, op een scherm. Het is maar net wat praktischer werkt. Natuurlijk is het prettig als iedereen in het team de voorbereidingen goed oppakt. Motiveer elkaar hier dus ook zeker voor. Vraag gerust aan je collega of hij of zij al begonnen is met het uitwerken van de ideeën, om maar iets te noemen.
Alle materialen aanwezig
Zorg dat alle benodigde materialen aanwezig zijn tijdens de vergadering. Het verschilt per vergadering wat dit inhoudt. Een scherm is vaak sowieso wel handig, waar een laptop op kan worden aangesloten. Vaak wil iemand immers wel iets laten zien, of dat nu een vage schets of een concreet plan is. Gaan jullie samen een nieuw plan uitwerken? Het werkt dan ook goed om met het team te brainstormen. Doe dit niet alleen mondeling, maar schrijf of teken dit meteen uit. Op een groot vel papier met stiften komt het zo namelijk mooi samen. Of geef iedereen sticky notes om aantekeningen op te maken. Schrijf vooral alles op wat in de gedachten naar boven komt. Daar is een brainstorm immers voor bedoeld. Vervolgens wordt vanzelf duidelijk welke ideeën wel of niet de moeite zijn om verder naar te kijken. Je kunt er trouwens ook nog aan denken om voor koffie en thee te zorgen bij de vergadering, als een stukje service. Met name bij lange vergaderingen wordt dit op prijs gesteld. Iets lekkers eten is dan ook welkom, en helpt om de zin erin te houden.
Duidelijk plan
Je richt een vergadering beter in als er een duidelijk plan is. Je kunt zelfs letterlijk een tijdsplan uitwerken. Wat wordt er op welk moment van de vergadering besproken? Van wie verwacht je dat hij of zij (veel) aan het woord is? En is het dan nog handig om aan die persoon extra voorbereiding of input te vragen? Je kunt je collega’s op die manier best aan het werk zetten in aanloop naar de vergadering toe, met name als het om een belangrijk thema gaat. Dit maakt vervolgens weer dat knopen sneller kunnen worden doorgehakt. En dat beslissingen met meer overtuiging gemaakt kunnen worden.
Na afloop
Bereid een vergadering niet alleen goed voor, maar zet ook na afloop nog de nodige stappen. Misschien zijn er aantekeningen of notulen gemaakt. Deze kunnen verder worden uitgewerkt en vervolgens worden gedeeld met het team. Dat kun je ook doen met de aantekeningen die overblijven na een brainstormsessie. Het is immers zonde als de vergaarde informatie zomaar weer verloren gaat. Een gedeelte blijft vast wel in het hoofd hangen, maar details raak je zo toch sneller kwijt. Genoeg reden dus om deze informatie juist nog uit te werken, mocht het relevant zijn.
Door vergaderingen efficiënt aan te pakken, hebben deze overlegmomenten echt nut. Vraag iedereen om de voorbereiding serieus te nemen. En zet zelf ook de juiste stappen in de voorbereiding, of dit nu vooral praktisch of juist inhoudelijk is in jouw rol.
